令和4（2022）年1月1日より施行された改正電子帳簿保存法により、電子取引に関する電子データの保存がすべての事業者に義務付けられました。

　この改正は、国税関係帳簿書類のデジタル化を促進し、税務調査の効率化と透明性の向上を目的としています。特に、電子メールやクラウドサービス、EDIなどを通じて授受される請求書・領収書・契約書などの取引情報は、紙に出力して保存することが認められなくなり、電子データのまま保存することが求められるようになりました 。

 

電子取引とは何か

　電子取引とは、取引情報を電子的手段で授受するすべての取引を指します。具体的には、以下のようなケースが該当します。

　・メール添付で送受信される請求書や見積書

　・クラウドサービス上で発行・受領される取引書類

　・インターネットバンキングによる振込明細

　・スマホアプリによる決済履歴

　・e-Taxでの納税通知など

　これらの取引情報は、すべて電子データとして保存する必要があります。

 

現在の保存ルール

　電子取引データを保存するには、以下の3つの要件を満たす必要があります。

　① 真実性の確保

　データが改ざんされていないことを証明するために、次のいずれかの方法を取ります。

　・タイムスタンプを付ける

　・修正・削除の履歴を残す

　・社内で「事務処理規程」を作成して運用する

　※なお、特定のクラウドサービスを利用していれば、タイムスタンプが不要なケースもあります 。

② 可視性の確保

　税務調査などで、すぐにデータを確認できるようにしておく必要があります。

　・パソコンで表示できる形式（PDFなど）で保存

　・必要に応じてプリントアウトできる環境を整備

③ 検索機能の確保

　保存したデータは、以下の3項目で検索できるようにしておく必要があります。

　・取引年月日

　・取引金額

　・取引先名

　※売上高が1,000万円以下の小規模事業者は、検索要件が免除される場合があります 。

 

宥恕（ゆうじょ）期間と完全義務化

　当初、事業者の準備状況に配慮し、令和5（2023）年12月31日までの「宥恕期間」が設けられていました。この期間中は、やむを得ない事情がある場合に限り、紙での保存が容認されていましたが、令和6（2024）年1月1日以降は完全義務化され、すべての電子取引データは電子的に保存しなければなりません 。

 

電子帳簿保存法の罰則規定

　電子帳簿保存法の改正により、税務調査等において国税関係書類の電子データ上で悪質な不正（改ざんや仮装、隠蔽）などがあった場合の重加算税の加重措置が整備されました。

　なお、罰則として青色申告の承認の取り消しの可能性を危惧される事業者もいらっしゃると思いますが、国税庁の事務運営指針である「個人の青色申告の取り消しについて」または「法人の青色申告の承認の取り消しについて」にもとづき検討したうえで判断されますので、一部のデータの保存していなかった場合でも電子データ以外の書面等で取引の事実が確認できることに特段の事由がなければ、すぐに青色申請の承認を取り消しすると判断されることはないでしょう。

 

実務対応のポイント

　義務化に対応するためには、以下のステップが推奨されます。

　1．電子取引の洗い出し：自社で行っている電子取引の種類と件数を把握。

　2．保存要件の確認：どのような形式で保存すべきかを明確にする。

　3．保存場所の決定：クラウドストレージや社内サーバーなど、保存先を決定。

　4．システム・規程の整備：保存要件を満たすためのシステム導入や事務処理規程の作成。

　中小企業や個人事業主にとっては、クラウド型の証憑管理サービスや電子帳簿保存法対応の会計ソフトを活用することで、比較的容易に対応が可能です。

 

今後の展望

　電子帳簿保存法は今後も改正が続く可能性があり、国税庁は定期的に「一問一答」形式で最新の運用指針を公表しています。事業者は、法令遵守だけでなく、業務効率化やペーパーレス化の観点からも、電子保存体制の整備を進めることが求められます