電子データで請求書や領収書等を取引先から受領したとき、保存は紙で出力しておくことがこれまでは一般的でした。
しかし、電子帳簿保存法の改正により、令和4年1月1日からは電子取引にともなう請求書などは電子データで
保存することが義務づけられました。（現状は2年間の実質的な猶予期間があります）

 

どのような取引が「電子取引」にあたるのか

電子取引とは、取引情報※1の受け渡しを電磁的方式※2により行う取引のことです。
　
※1　取引情報とは、取引において受領、または交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、
　　　その他これらに準ずる書類に通常記載される事項のこと。
※2　EDI取引、インターネット等による取引、電子メールにより取引情報を受け渡しする取引(添付ファイルを含む)等のこと。

 

令和4年1月1日から「電子取引」は電子データでの保存が義務化

令和3年度税制改正では、電子帳簿保存法(電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律)に
大きな動きがあり、これまで紙での保存が容認されていた電子取引データについて、令和4年1月1日からは電子データでの保存が
すべての事業者に義務化されました。
つまり、今までメール等で受け取っていた見積書、請求書、領収書等を印刷して紙で保存する方法は認められなくなるということです。
電子データによる保存がされていない場合は、青色申告の承認取消の対象となる可能性もあります。

 

実は行っている「電子取引」

「当社では電子取引がないから関係ない」と思う方も多いかもしれません。
しかし、意外と電子取引に該当する事を認識していない事もあるようです。例えば、オンラインショッピングで会社の備品を購入した際、
領収書等をPDFデータで受領すれば、それは電子取引に該当します。電子メールで請求書や領収書等を取引先から受け取っている場合も電子取引です。
電子取引に該当する取引を行っているのか一度、見直ししてはいかがでしょうか。

 

電子データの保存の際に注意したいポイント

電子メールを使って取引を行っている場合、大まかに２つの状況が想定されます。
１． 電子メール本文に取引情報が記載されている場合。
２． 電子メールの添付ファイルに取引情報が記載されている場合。

１のケースでは電子メール自身を保存する必要があり、２のケースでは添付ファイルを保存する必要があります。

また、電子データでの保存では真実性や可視性を確保するための要件に準拠しなければなりません。

 

<真実性の要件>①から④のいずれかで行う
　① 電子取引データの発信側が、予めタイムスタンプを付与
　② 電子取引データの受信側が速やかにタイムスタンプを付与
　③ 訂正削除履歴が残るシステムを活用
　④ 訂正削除の防止に関する事務処理規定を定めて運用

 

<可視性の要件>
　保存場所でのパソコンやプリンタ等の備え付け
　電子計算機処理システムの概要書を備え付けること
　検索機能を確保すること（取引日・金額・取引先での検索、範囲検索や任意の組合せ）
　※税務職員によるダウンロード可否により変動します。

 

参考資料:「電子帳簿保存法が改正されました」(国税庁、令和3年12月)・「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021012-095_03.pdf
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/07denshi/index.htm

 

まだ準備できていない事業者の方は猶予期間の間に準備していきましょう。

 

最終更新日:2022/04/07