貸倒損失の計上とは、売掛金などの債権が回収できなくなった場合に、その分を損失にすることをいいます。しかし、税法上は貸倒ができるケースが限られています。貸倒は一般的に「法律上の貸倒」、「事実上の貸倒」、「形式上の貸倒」の３つに区分されます。
法律上の貸倒は、問題なく損金の額に算入されますが、事実上の貸倒や形式上の貸倒を損金計上するためには損金経理が条件とされ、場合によっては損金と認められないこともあるので注意が必要です。
法律上の貸倒では、(1)会社更生法や会社法、民事再生法の規定により切り捨てられた金額、(2)法令の規定による整理手続によらない債権者集会の協議決定及び行政機関や金融機関などのあっ旋協議などにより切り捨てられた金額、(3)債務者の債務超過の状態が相当期間継続し、その金銭債権の弁済を受けることができない場合に、その債務者に対して、書面で明らかにした債務免除額は、その事実が生じた事業年度の損金の額に算入されます。
事実上の貸倒では、金銭債権の全額が回収不能となった場合があります。債務者の資産状況、支払能力等からその全額が回収できないことが明らかになった場合は、その明らかになった事業年度において貸倒れとして損金経理することができます。ただし担保物があるときは、その担保物を処分した後でなければ損金経理はできません。なお、保証債務は現実に履行した後でなければ貸倒れの対象とすることはできません。
形式上の貸倒では、一定期間取引停止後弁済がない場合などがあります。それは、(1)継続的な取引を行っていた債務者の資産状況、支払能力等が悪化したため、その債務者との取引を停止した場合に、その取引停止の時と最後の弁済の時などのうち最も遅い時から１年以上経過したとき、(2)同一地域の債務者に対する売掛債権の総額が取立費用より少なく、支払を督促しても弁済がない場合、などの事実が発生した場合が該当します。

その債務者に対する売掛債権について、一定期間、取引を停止した後に弁済がない場合などには、形式上の貸倒として、売掛債権から備忘価額を控除した額を損金経理できます。ただし、対象となるのは売掛債権のみで、貸付金などその他の債権は適用外となります。また、不動産取引のように、たまたま取引を行った債務者に対する売掛債権については、この取扱いの適用はないことにも留意が必要となります。